Как планировать закупку пиломатериалов на месяц или квартал

План закупки пиломатериалов нельзя строить только по принципу:

«В прошлом месяце купили 300 м³ — значит, в следующем тоже покупаем 300».

Фактическая потребность зависит сразу от нескольких показателей:

• будущего расхода;
• текущего остатка;
• уже заказанных партий;
• страхового запаса;
• изменения производственного плана;
• конкретных размеров пиломатериалов;
• сроков поставки;
• критичности отдельных позиций.

Поэтому хороший закупочный план отвечает не на один вопрос:

«Сколько кубов нам нужно?»

а минимум на четыре:

Что именно понадобится? Сколько? Когда? Когда нужно разместить заказ, чтобы материал приехал вовремя?

Для предприятия с регулярным потреблением удобна двухуровневая схема:

квартал — прогнозируем общую потребность и будущую нагрузку;

месяц — уточняем реальные объёмы и график конкретных поставок.

Если у компании уже есть такой прогноз, его можно передать в «Брусника Хаус» вместе со спецификацией и обсудить возможность поставок по периодам.

Отправить план потребности

Главный принцип: планировать нужно не общий объём древесины, а движение каждой критичной позиции от текущего остатка до будущего потребления.

Из чего состоит нормальный план закупки

Для каждой позиции нужны пять исходных показателей:

1. планируемый расход;
2. остаток на начало периода;
3. уже подтверждённые поставки;
4. необходимый запас на конец периода;
5. срок, за который можно получить новую партию.

После этого можно рассчитывать реальную потребность в закупке.

Упрощённая формула:

Закупка = планируемый расход + целевой остаток на конец периода − остаток на начало − уже подтверждённые поступления

Например:

Планируемый расход:

120 м³.

Остаток на начало:

40 м³.

Уже заказано:

20 м³.

На конец месяца предприятие хочет сохранить:

30 м³.

Расчёт:

120 + 30 − 40 − 20 = 90 м³

То есть закупочная потребность на период составляет:

90 м³.

Это гораздо точнее подхода:

«Нам в среднем нужно около 120 кубов в месяц».

Почему нельзя планировать только общий объём

Предположим, предприятие потребляет:

400 м³ пиломатериалов в месяц.

Эта цифра почти бесполезна для поставщика, пока неизвестно, из чего она состоит.

Например:

Если на складе осталось много 50×150, но почти закончился брус, закупать просто:

«ещё 400 кубов»

нелогично.

Планируется каждая позиция отдельно.

А общий объём используется уже для:

• бюджета;
• логистики;
• оценки нагрузки;
• переговоров с поставщиком.

Шаг 1. Возьмите реальный расход, а не закупки

Для прогноза полезнее смотреть не только на историю заказов, а на фактическое потребление материала.

Почему?

Компания могла:

• в одном месяце купить запас вперёд;
• в другом использовать складские остатки;
• сделать аварийную закупку;
• перенести часть поставки между периодами.

В результате:

закупили 500 м³

ещё не означает:

потребили 500 м³.

Поэтому для регулярного производства лучше собрать историю:

• прихода;
• расхода;
• остатка.

Хотя бы по основным сечениям.

Как выглядит простая таблица потребления

Например:

Из неё уже видно, какие позиции имеют относительно стабильное потребление.

Но просто брать среднее значение тоже не всегда правильно.

Следующий месяц может отличаться из-за производственного плана.

Шаг 2. Наложите будущий производственный или строительный план

История показывает прошлое.

Закупка должна обеспечивать будущее.

Например, средний расход доски 50×150 составляет:

150 м³ в месяц.

Но на следующий месяц запланирован крупный заказ, который увеличивает выпуск на 30%.

Тогда закупка, рассчитанная только по историческому среднему, может привести к дефициту.

Поэтому прогноз лучше строить так:

история потребления + подтверждённый план будущих работ.

Для производства исходными данными могут быть:

• план выпуска;
• заказы клиентов;
• производственный календарь;
• спецификации изделий.

Для стройки:

• график работ;
• очередность объектов;
• ведомость материалов;
• план выхода бригад.

Шаг 3. Посчитайте фактический остаток

Следующий вопрос:

Сколько материала уже есть?

Причём желательно не только общий складской объём.

Нужен остаток по каждой позиции.

Например:

Общий остаток:

160 м³.

Выглядит неплохо.

Но структура показывает проблему:

50×200 почти закончилась.

При этом бруса уже достаточно почти на весь следующий месяц.

То есть общий показатель запасов может скрывать дефицит конкретной позиции.

Шаг 4. Не забудьте уже заказанные партии

Это одна из простых причин завысить закупочный план.

На складе материала ещё нет, но он уже:

• заказан;
• подтверждён;
• находится в производстве;
• едет на объект.

Такой объём нужно учитывать отдельно.

Например:

Потребность:

150 м³.

Остаток:

40 м³.

В пути:

60 м³.

Если забыть про подтверждённую поставку, закупщик решит, что нужно заказать:

110 м³.

Но реальная дополнительная потребность без учёта страхового запаса:

50 м³.

Что считать подтверждённой поставкой

Не стоит относить к будущему приходу всё, что обсуждалось с менеджером.

Полезно различать:

Планируется

Поставщик сообщил, что теоретически может поставить.

Заказано

Условия согласованы.

Подтверждено

Понятны:

• объём;
• номенклатура;
• срок;
• коммерческие условия.

В пути

Партия уже отгружена.

Для расчёта запасов особенно важно понимать разницу между:

«мы рассчитываем получить»

и

«поставка действительно подтверждена».

Шаг 5. Определите страховой запас

Если закупать материал ровно под ожидаемый расход, любое отклонение создаёт дефицит.

Например:

• производство использовало больше материала;
• поставка задержалась;
• часть партии не прошла приёмку;
• возник дополнительный заказ;
• поставщик не подтвердил следующую партию.

Для защиты используют страховой запас.

Но универсальной формулы:

«держите 20%»

нет.

Его размер зависит от:

• суточного или недельного расхода;
• срока поставки;
• колебания потребности;
• стабильности поставщика;
• возможности быстро найти альтернативу;
• стоимости остановки;
• складских ограничений.

Чем дороже потенциальный простой, тем более обоснованным может быть дополнительный запас.

Как рассчитать страховой запас пиломатериалов для производства или стройки

Точка заказа: когда размещать следующую заявку

Даже правильный месячный объём бесполезен, если заказ размещён слишком поздно.

Можно использовать упрощённую логику:

Точка заказа = ожидаемый расход за срок пополнения + страховой запас

Например:

Предприятие расходует:

5 м³ определённой позиции в день.

От размещения заказа до поступления обычно требуется:

8 дней.

За это время будет использовано:

40 м³.

Страховой запас:

20 м³.

Тогда новая закупка должна быть запущена до того, как доступный остаток опустится ниже примерно:

60 м³.

Это пример логики, а не универсальный норматив.

У каждого предприятия будут свои:

• расход;
• срок;
• буфер.

План закупки на месяц

Месячный план должен быть достаточно конкретным для размещения реальных заказов.

Удобная структура:

Теперь понятно не:

«в следующем месяце нам нужно около 300 кубов»,

а:

какие конкретно позиции нужно заказать и в каком количестве.

Но месячный объём ещё нужно разложить по датам

Например, компании нужно:

240 м³ в месяц.

Это не обязательно означает одну поставку 240 м³ первого числа.

Варианты:

Одна крупная поставка

Плюсы:

• меньше отдельных приёмок;
• материал сразу на складе.

Минусы:

• больше единовременный запас;
• замораживается больше оборотных средств;
• требуется складская площадь.

Несколько партий

Например:

60 + 60 + 60 + 60 м³.

Плюсы:

• запас поступает ближе к моменту потребления;
• меньше нагрузка на склад.

Минусы:

• больше отдельных поставок;
• выше требования к точности графика.

Оптимальная схема зависит от экономики конкретного предприятия.

План закупки на квартал

Квартальный план решает немного другую задачу.

Он не должен быть настолько жёстким, как ближайший заказ.

Это прогноз будущей нагрузки.

Например:

Для закупщика такая таблица помогает:

• оценить бюджет;
• увидеть рост потребности;
• заранее проверить поставщиков;
• рассчитать склад;
• определить резерв;
• распределить закупки по месяцам.

Для производителя она тоже гораздо полезнее запроса:

«Нам иногда нужно много доски».

Чем квартальный прогноз отличается от заказа

Это принципиально важно.

Прогноз:

«В декабре ориентировочно потребуется 350 м³».

Заказ:

«Подтверждаем спецификацию на 120 м³ с поставкой к такой-то дате».

Не нужно делать вид, что квартальный прогноз является гарантированным заказом, если производство покупателя ещё может измениться.

Лучше разделять:

Прогноз

Помогает планировать будущие возможности.

Подтверждённая потребность

Используется для конкретной закупки.

Так обе стороны понимают степень определённости цифр.

Как часто обновлять план

Квартальный план не нужно составить один раз и забыть.

Практичная модель:

Раз в квартал

Обновляется общий прогноз на несколько месяцев.

Раз в месяц

Уточняется следующая реальная потребность.

Еженедельно

При необходимости проверяются:

• фактический расход;
• остатки;
• подтверждённые поставки;
• риски дефицита.

Для стабильного производства можно использовать менее частый контроль.

При быстро меняющемся спросе — более частый.

Главное, чтобы закупочная система реагировала быстрее, чем возникает дефицит.

Как работать с отклонением фактического расхода от плана

Предположим, планировали:

100 м³.

Фактически израсходовали:

125 м³.

Нельзя просто автоматически увеличить все будущие периоды на 25%.

Сначала выясните причину.

Это может быть:

Разовое событие

Большой заказ клиента.

Новый уровень спроса

Производство действительно выросло.

Перерасход

Материал расходуется менее эффективно, чем планировалось.

Ошибка учёта

Расход просто отражён неправильно.

От причины зависит будущий прогноз.

Полезно разделить позиции по критичности

Не все 300 м³ на складе одинаково важны.

Можно выделить:

Критичные позиции

Без них останавливается основной процесс.

Основные стандартные позиции

Большое регулярное потребление, но возможна относительно быстрая закупка.

Редкие позиции

Используются эпизодически.

Для критичных размеров обычно важнее:

• страховой запас;
• раннее размещение заказа;
• резервный поставщик.

Для редких позиций чрезмерный запас может просто занимать склад.

Как квартальный план помогает работать напрямую с производителем

Для производителя запрос:

«Какая сейчас цена?»

описывает только сегодняшний интерес покупателя.

Гораздо информативнее:

Октябрь — ориентировочно 250 м³; Ноябрь — 300 м³; Декабрь — 350 м³.

с разбивкой по номенклатуре.

Так можно заранее обсуждать:

• соответствие ассортимента;
• объёмы;
• возможную периодичность;
• будущие партии;
• логистику.

Но прогноз не означает автоматическую гарантию свободной производственной мощности.

Конкретные партии всё равно должны подтверждаться отдельно.

Как передать план потребности в «Брусника Хаус»

Если вы закупаете пиломатериалы регулярно, для первоначального обсуждения не обязательно сразу готовить сложную систему планирования.

Можно передать обычную таблицу:

И дополнительно указать:

• сорт;
• требования к влажности;
• адрес доставки;
• предполагаемую частоту партий;
• ближайший объём, который уже нужно посчитать.

«Брусника Хаус» производит хвойную обрезную доску и брус на собственной пилораме в Старой Руссе.

Для регулярного покупателя разговор тогда начинается не с:

«Сколько стоит куб?»

а с:

«Вот наша номенклатура и прогноз. Какую схему поставок можно рассматривать?»

Отправить квартальный план потребности

Нужно ли сразу передавать весь объём одному поставщику

Нет.

Квартальный план полезен и для распределения закупок.

Например:

основной производитель — плановый базовый объём;

второй поставщик — часть потребности;

резервный канал — на случай отклонений.

Выбор зависит от:

• объёма;
• рисков;
• экономики;
• возможностей поставщиков.

Если зависимость от одного источника критична, имеет смысл заранее квалифицировать резерв.

Как выбрать резервного поставщика пиломатериалов и проверить его заранее

Что делать, если поставщик не может подтвердить весь квартальный объём

Это не обязательно причина сразу отказываться от него.

Квартал можно разделить.

Например, компании нужно:

900 м³.

Производитель уверенно подтверждает:

600 м³.

Оставшиеся:

300 м³

можно:

• передать второму поставщику;
• разбить между периодами;
• использовать другой канал, если это технически допустимо.

Главное — обнаружить дефицит мощности на этапе планирования, а не за несколько дней до остановки.

Как связать закупочный план с бюджетом

После расчёта кубатуры следующий слой:

деньги.

Для каждого месяца можно планировать:

• стоимость материала;
• доставку;
• общий закупочный бюджет.

Но для квартального горизонта разумно отделять:

Плановую стоимость

Используется для бюджета.

Подтверждённую цену

Появляется в конкретном коммерческом предложении.

Не стоит считать, что сегодняшняя цена автоматически останется неизменной через три месяца, если такие условия отдельно не зафиксированы сторонами.

Как связать план с логистикой

Предположим, квартальная потребность:

900 м³.

Этого недостаточно.

Полезнее понимать:

сколько партий;

примерно когда;

на какой объект;

какой объём каждой партии.

Это позволяет заранее увидеть:

• транспортную нагрузку;
• количество приёмок;
• требования к складу;
• пиковые периоды.

Особенно это важно, если материал поступает сразу на несколько объектов.

Когда месячного планирования недостаточно

Только ближайшим месяцем опасно ограничиваться, если:

• объём быстро растёт;
• есть сезонные пики;
• поставки требуют подготовки;
• номенклатура ограничена;
• производство чувствительно к дефициту;
• планируется запуск нового объекта;
• меняется основной поставщик.

В этих случаях квартальный горизонт даёт время принять решение до появления проблемы.

Когда квартальный прогноз бесполезен

Если цифры просто копируются:

январь — 300; февраль — 300; март — 300

без связи с:

• остатками;
• производственным планом;
• фактическим потреблением,

это не план.

Это предположение.

Лучше иметь менее красивый прогноз:

280 / 350 / 310 м³

с понятным основанием, чем идеально ровную таблицу, которая не отражает реальную работу.

Пример полного планирования одной позиции

Допустим, предприятие использует доску определённого размера.

Исходные данные на октябрь

Остаток:

70 м³.

Планируемый расход:

140 м³.

Подтверждённая поставка:

30 м³.

Целевой запас на конец месяца:

40 м³.

Расчёт закупки

140 + 40 − 70 − 30 =

80 м³

Значит, дополнительно нужно разместить заказ примерно на:

80 м³.

Ноябрь

Прогноз расхода:

170 м³.

Если октябрь закончился с целевыми:

40 м³

и предприятие хочет оставить на конец ноября:

40 м³,

плановая закупка до учёта других подтверждённых поставок:

170 + 40 − 40 =

170 м³.

Декабрь

Производственный план увеличивается.

Расход:

220 м³.

Теперь закупщик видит рост заранее и может обсуждать декабрьский объём ещё в октябре–ноябре, а не за несколько дней до потребности.

Именно в этом главный смысл квартального горизонта.

Ошибки при планировании закупки

Планировать только по прошлому месяцу

Производственный план мог измениться.

Лучше: сочетать историю с будущей потребностью.

Смотреть только общий остаток

Можно иметь много одного размера и ноль критичной позиции.

Лучше: вести остатки по номенклатуре.

Не учитывать заказы в пути

Закупка завышается.

Лучше: отдельно учитывать подтверждённые поступления.

Планировать без страхового запаса

Любое отклонение превращается в дефицит.

Лучше: определить буфер для критичных позиций.

Планировать только кубометры, а не даты

Правильный объём может приехать слишком поздно.

Лучше: рассчитывать момент размещения заказа.

Считать прогноз заказом

Квартальные цифры могут изменяться.

Лучше: разделять прогноз и подтверждённые партии.

Не обновлять план

Через месяц он уже не отражает фактические остатки и расход.

Лучше: регулярно пересчитывать.

Чек-лист месячного планирования

Перед размещением заказа проверьте:

• [ ] прогноз расхода по каждой позиции;
• [ ] текущий остаток;
• [ ] материал в пути;
• [ ] подтверждённые будущие поставки;
• [ ] целевой остаток на конец месяца;
• [ ] страховой запас;
• [ ] срок пополнения;
• [ ] точку размещения следующего заказа;
• [ ] объём закупки;
• [ ] график партий;
• [ ] адрес доставки;
• [ ] резервный сценарий для критичных позиций.

Частые вопросы

На какой срок лучше планировать закупку пиломатериалов?

Для регулярного потребления удобно сочетать квартальный прогноз с более точным месячным планом. Конкретный горизонт зависит от стабильности спроса и сроков поставки.

Как рассчитать месячную закупку?

Упрощённо:

расход + желаемый остаток − текущий остаток − подтверждённые поступления.

Нужно ли использовать средний расход?

Он полезен как исходная информация, но должен корректироваться с учётом будущего производственного или строительного плана.

Как учитывать страховой запас?

Он включается в целевой уровень остатка или рассчитывается отдельно исходя из потребления, срока поставки и риска сбоя.

Как понять, когда делать следующий заказ?

Можно ориентироваться на ожидаемый расход за срок пополнения плюс страховой запас.

Нужно ли планировать каждый размер отдельно?

Для регулярной закупки — желательно. Общая кубатура может скрывать дефицит конкретного сечения.

Нужно ли передавать квартальный прогноз поставщику?

Если поставки регулярные, это может помочь заранее обсуждать будущие объёмы. Но прогноз следует явно отличать от подтверждённого заказа.

Можно ли отправить такой прогноз в «Брусника Хаус»?

Да. Особенно полезна разбивка по размерам и месяцам вместе с ближайшей партией, которую уже нужно рассчитать.

Вывод

План закупки пиломатериалов — это не таблица:

«в январе 300 м³, в феврале 300 м³, в марте 300 м³».

Рабочая логика выглядит так:

План будущего производства ↓ Расход по каждой позиции ↓ Текущий остаток ↓ Подтверждённые поступления ↓ Страховой запас ↓ Реальная закупочная потребность ↓ Дата заказа ↓ График поставок

Месячный план отвечает:

что и когда покупать сейчас.

Квартальный:

что потребуется дальше и к какой нагрузке нужно готовить снабжение.

А когда такой прогноз передаётся производителю заранее, обсуждать можно уже не случайные разовые машины, а систему будущих поставок.

Если у вас есть регулярная потребность в хвойной обрезной доске или брусе, отправьте в «Брусника Хаус» текущую спецификацию и ориентировочный план на ближайшие месяцы.

Начнём с расчёта ближайшей партии и отдельно посмотрим будущую потребность.

Обсудить регулярные поставки

Методология и источники

Материал построен вокруг стандартной логики планирования снабжения: будущая потребность сопоставляется с текущими запасами, уже подтверждёнными поступлениями, временем пополнения и необходимым страховым запасом.

Для месячного планирования используется модель:

План закупки = прогноз потребления + целевой конечный запас − начальный запас − подтверждённые поступления

Для определения момента повторного заказа применяется упрощённая модель:

ожидаемый расход за период пополнения + страховой запас.

Конкретные значения должны определяться по реальной статистике предприятия.

Проверяемые сведения о «Брусника Хаус»

• компания самостоятельно производит хвойную обрезную доску и брус;
• собственная пилорама находится в Старой Руссе;
• производство работает с 2018 года;
• в текущем каталоге представлены пиломатериалы 1–2 сорта естественной влажности;
• наличие конкретных размеров и возможность поставки необходимо подтверждать при заказе.

Переменные цены и другие коммерческие условия не закрепляются в основном тексте как постоянные.

Связанные материалы

• Как рассчитать страховой запас пиломатериалов
• Как организовать регулярные поставки пиломатериалов
• Как составить спецификацию на пиломатериалы
• Как выбрать резервного поставщика пиломатериалов
• Как рассчитать полную стоимость поставки до объекта
• Как организовать поставки на несколько строительных объектов